 |
 |
 |
 |
|
 |
 |
b) Les mouvements sont transcrits sur un ou plusieurs registres ; il est tenu un relevé distinct
par catégorie de valeurs immobilisées ou de comptes financiers faisant l’objet d’un compte
principal du plan comptable. Ces transcriptions sont passées sans délai ; toutefois, celles
afférentes aux placements autres que les valeurs mobilières peuvent n’être portées qu’à la fin
de chaque mois.
Pour chaque opération sont mentionnés la date, le nombre et la désignation des valeurs, et le
montant, soit l’entrée, soit de la sortie ; le solde des valeurs doit pouvoir être déterminé à toute
époque et doit être effectivement tiré au moins une fois par mois. Les achats et les ventes
d’immeubles sont portés dès l’existence des engagements ; les promesses d’achats ou de
ventes, les achats et ventes subordonnés à une condition non encore réalisée sont mentionnés
pour mémoire.
En outre, un registre relié, tenu par ordre de dates, reçoit mensuellement le report des soldes
des divers comptes et celui des écritures d’ordre, les promesses d’achat ou de vente étant
réinscrites chaque mois jusqu’à extinction des engagements ; les reports sont visés, pour
certification, mensuellement par le directeur et au moins trimestriellement par le président du
Conseil d’Administration ou par le Président Directeur ou le Directeur Général unique.
c) Les entreprises qui tiennent un registre des " entrées de valeurs " et un registre des " sorties
de valeurs " permettant de tenir constamment à jour un compte " Placements en cours de
règlement " ne sont pas astreintes à porter les placements non encore réglés sur les fiches ni
dans les comptes prévus aux a) et b) ci-dessus. Le solde du compte " placements en cours de
règlement " est inscrit mensuellement sur le registre des mouvements.
Section III. Tenue de documents relatifs aux contrats, aux sinistres et à la réassurance
Article 23 : Les entreprises doivent, soit délivrer les polices sous un numérotage continu
pouvant comprendre plusieurs séries, sans omission ni double emploi, les avenants successifs
étant rattachés à la police d’origine, soit affecter aux assurés ou sociétaires des numéros
continus répondant aux mêmes exigences.
Les informations relatives à ces documents doivent être à tout moment d’un accès facile et
comporter au moins les éléments suivants :
- soit numéro de la police ou de l’avenant, soit numéro de l’assuré ou du sociétaire
avec toutes les polices ou avenants le concernant ;
- date de souscription, durée du contrat ;
- nom de souscripteur, de l’assuré ;
- éventuellement nom ou code de l’intermédiaire ;
- date et heure de la prise d’effet stipulée au contrat ;
 |