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Le terme «le cas échéant», fréquemment utilisé, signifie, en règle générale, que la production
de la pièce justificative correspondante est subordonnée soit à la réalisation préalable de
conditionnalités prévues par la réglementation en vigueur, soit à l’existence de circonstances
particulières ; il peut également signifier que cette production constitue une exception ou une
dérogation à la réglementation.
Une décision prise par «l’autorité compétente» signifie que la décision en cause (décret,
arrêté...) est signée par l’autorité légalement ou réglementairement habilitée et dans les formes
requises par la réglementation ; à titre d’exemple, la nomination d’un fonctionnaire est, dans
le contexte légal actuel, un acte du Président de la République pris sur proposition du Ministre
chargé de la Fonction Publique. Il appartient au comptable public chargé du paiement de la
dépense de s’assurer que les décisions qui lui sont produites à titre de pièces justificatives
dans le cadre d’un dossier de mandatement d’une dépense sont en tous points conformes à la
législation en vigueur.
L’expression «établi par l’ordonnateur du budget de l’Etat ou visé par lui» appliqué à une
pièce justificative signifie que ce document doit nécessairement soit être établi et signé par
l’ordonnateur, soit être visé, a priori ou a posteriori, par lui.
«L’état liquidatif ou le décompte» est un document, sans présentation ni forme particulières,
qui doit permettre au comptable public de s’assurer de la régularité des calculs de liquidation
d’une dépense ; il doit de ce fait contenir tous les éléments et variables entrant dans la
détermination ou le calcul du montant à payer et être arrêté par l’ordonnateur ou être visé par
lui.
La liste des pièces justificatives objet de l’Annexe 1 distingue, dans certains cas, les pièces
justificatives à joindre à l’appui d’un premier paiement et celles à fournir à l’appui des
paiements suivants. Cette distinction implique que sur la pièce justificative jointe aux mandats
postérieurs au premier paiement - ou sur le mandat lui-même - il doit être fait référence aux
pièces justificatives produites à l’appui du premier mandat : n° du mandat, millésime de
l’année d’imputation, imputation budgétaire.
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