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- l’organisation du système de traitement doit garantir toutes les possibilités d’un contrôle
éventuel ;
- le système de traitement doit établir, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant
les conditions de garantie et de conservation définies en matière de preuve, des états
périodiques numérotés et datés récapitulant dans un ordre chronologique toutes les données
qui y sont entrées, sous une forme interdisant toutes insertions intercalaires ainsi que toutes
suppressions ou additions ultérieures ;
- l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée doivent être indiqués en clair. En
outre, chaque donnée doit s’appuyer sur une pièce justificative constituée par un document
écrit ;
- lorsque les données sont prises en charge par un procédé qui, autrement, ne laisserait aucune
trace, elles doivent être également constatées par un document écrit directement intelligible ;
- il doit être possible à tout moment de reconstituer à partir des données définies ci-dessus, les
éléments des comptes, états et renseignements soumis à la vérification ou, à partir de ces
comptes, états et renseignements, de retrouver les données entrées. Tout solde de compte doit
pouvoir être justifié par un relevé des écritures dont il procède à partir d’un autre solde de ce
même compte. Chacune de ces écritures doit comporter une référence permettant
l’identification des données correspondantes ;
- l’exercice de tout contrôle doit comporter droit d’accès à la documentation relative aux
analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements ;
- les procédures de traitement automatisé de comptabilités doivent être organisées de manière
à permettre de contrôle si les exigences de sécurité et de fiabilité requises en la matière ont
bien été respectées ;
- dans le cas où une liste est nécessaire pour justifier un montant porté en comptabilité
(sinistres en suspens, provisions mathématiques, primes émises, etc.). Chaque article de la
liste doit comporter les références indispensables au contrôle et la totalisation doit en être faite
page par page, cumulativement, et à la fin de chaque subdivision ;
- si l’entreprise souhaite ne pas éditer une telle liste, au moment de la passation de l’écriture
comptable, elle devra enregistrer alors les données qui la composent sur un support
informatique approprié tel qu’une banque magnétique.
Article 19 : Les entreprises doivent être à même d’apporter la justification de toutes leurs
écritures comptables, y compris celles qui sont relatives aux opérations à l’étranger. A l’appui
des opérations de l’inventaire annuel sont dressées les balances de tous les comptes et sous-
comptes ; ces balances doivent permettre de contrôler les centralisations des écritures figurant
au grand livre général.
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